إدارة العمادة

وصف الإدارة:

كيان إداري بعمادة شؤون الطلاب، تعني بأعمال الشؤون الإدارية والمالية بالعمادة.

أهداف:

1. ربط الجانب الإداري للعمادة حلقة وصل بين وكالات ووحدات العمادة.

2. رفع مستوى أداء الموظفين الإداريين وفق سياسة الجودة من خلال التدريب على رأس العمل.

3. انجاز المعاملات والإجراءات الإدارية في وقت وجيز.

4. ربط وكالات ووحدات العمادة إدارياً بحيث تصبح حلقة اتصال فيما بينها.

مسؤوليات الإدارة:

1. مساندة العميد على إدارة العمادة.

2. تطبيق لوائح وأنظمة الجامعة فيما يتعلق بالشؤون الإدارية والمالية.

3. إدارة وحدتي الشؤون الإدارية والمالية والتواصل مع الجهات المعنية بشأنهما.

4. تسكين الموظفين على إدارات ووحدات العمادة ومتابعة توفير بيئة متميزة للعمل.

5. متابعة الموظفين، والوقوف على التزامهم بالمهام المنوطة إليهم.

6. إعداد التقييم الوظيفي السنوي لرؤساء الوحدات.

7. إعتماد التقييم السنوي للعمادة.

8. الإشراف على مرافق العمادة وتوفير احتياجاتهما وتأمين المشتريات العاجلة حسب الأنظمة.

9. الإشراف على جاهزية الفعاليات التي تقوم العمادة بتنظيمها.

10. تنفيذ ما يوكل إلى إدارة العمادة من أعمال من قبل صاحب الصلاحية.

11. إعداد تقرير دوري بكافة الإنجازات.

وحدة الشؤون الإدارية:

وصف الوحدة:

  تختص بتنظيم العمل الإداري في العمادة، ومتابعة عمل الموظفين، والتزامهم بالدوام الرسمي، والرفع بمباشرة العمل، وطلب الإجازات، أيضاً تختص بالنقل من العمادة وإليها.

أهداف الوحدة:

1. تحقيق الانضباط والجدية في العمل.

2. الرفع من مستوى الأداء الوظيفي لموظفي العمادة.

مسؤوليات الوحدة:

1.  توحيد الخطابات الصادرة من إدارة العمادة لجميع المنسوبين.

2. العمل على قرارات إجازات المنسوبين ومباشراتهم وقرارات النقل والتكليف وترك العمل.

3. التنسيق مع ادارة العمادة لاستكمال الاجراءات الادارية لمنسوبي العمادة.

4. العمل على متابعة حضور وانصراف منسوبي العمادة والرفع بتقرير شهري لإدارة العمادة.

5. متابعة استحقاقات منسوبي العمادة المالية والادارية لدى عمادة الموارد البشرية.

6. استكمال اجراءات الموظفين الجدد والمنقول خدماتهم.

7. فتح ملفات لجميع منسوبي العمادة بما يضمن متابعتهم وتوفير المعلومات الوظيفية لهم.

8. الاشراف على متابعة وتوثيق وتقييم الاداء الوظيفي لمنسوبي العمادة والرفع بها لمدير الادارة.

9. متابعة حضور وتواجد منسوبي العمادة في مقرات أعمالهم وارفع بالمقصر.

10. تنفيذ ما يوكل إليهم من أعمال من قبل صاحب الصلاحية.

11. اعداد تقرير دوري بكافة الانجازات.

12. تحديد الاحتياجات التدريبية لمنسوبي العمادة.

13. تزويد منسوبي العمادة بالدورات التدريبية المتاحة من الجهات ذات العلاقة.

14. الدعم والمساندة لمنسوبي العمادة للتسجيل في الدورات التدريبية.

15. اعداد خطة تدريب منسوبي العمادة والرفع بها لصاحب الصلاحية.

وحدة الشؤون المالية:

الوصف:

تختص هذه الوحدة بتنظيم الأعمال المالية بالعمادة. ومتابعة سلف العمادة ومنسوبيها ومتابعة تسديدها، إضافة إلى استلام وصرف مستحقات منسوبي العمادة من الإدارة المالية.

الأهداف:

1. تأمين احتياجات الكلية المالية بالتنسيق مع الإدارة المالية بالجامعة من سلف مستديمة ومؤقتة.

2. تأمين الموارد المالية للمستلزمات المستهلكة، وسداد أجور الصيانة والتشغيل حسب أنظمة الصرف من السلفة.

3. توفير المتطلبات المادية والتقنية في الكلية.

المهام:

1. طلب السلفة وسدادها

2. جدولة سلفة العمادة المستديمة وتقسيمها حسب احتياجات الوحدات

3. تأمين طلبات العمادة من إدارة المشتريات

4. الشراء المباشر من سلفة العمادة حسب الحاجة.

5. استلام وتسليم شيكات ومكافآت الطلاب والموظفين.

وحدة الاتصالات الإدارية

وصف الوحدة

هي وحدة إدارية بعمادة شؤون الطلاب تتبع إدارة العمادة إداريا، وتهتم باستقبال وإرسال وتنظيم وأرشفة وحفظ المعاملات الواردة والصادرة لعمادة شؤون الطلاب.

أهداف الوحدة

1. الحفاظ على مراسلات العمادة وتوثيقها.

2. إتاحة المعلومات السابقة للوثائق الصادرة والواردة للعمادة في أي وقت.

مسؤوليات الوحدة

1. استقبال المعاملات الواردة للعمادة وتحويلها إلى المرسل إليه.

2. إرسال المعاملات الصادرة وعمل نسخ لها لتوثيقها في سجلات معاملات العمادة.

3. استلام وتوزيع البريد من والى الجهات الداخلية أو الخارجية للجامعة.

4. أرشفة المعاملات الواردة والصادرة الكترونياً وتتبع المعاملات ببرنامج الاتصالات الإدارية.

5. إتاحة المعلومات والرد على استفسارات العملاء حول المعاملات.

6. تقديم الدعم لشعبة المتابعة فيما يتعلق بمتابعة كافة المعاملات الصادرة عن العمادة أو الواردة إليها.

7. تنفيذ ما يوكل إليها من أعمال لصالح العمل.

8. إعداد تقرير دوري بكافة الإنجازات

وحدة الخدمات المساندة

 المسؤوليات

1. تحديد احتياجات العمادة من مواد وأجهزة ومستلزمات ومخاطبة الجهات المعنية لتوفيرها.

2. استلام احتياجات العمادة من المواد والاجهزة والمستلزمات التي تم توفيرها من المستودع المركزي وعمادة التعاملات الالكترونية والاتصالات أو من خلال ما يتم تأمينه من إدارة المشتريات.

3. التأكد من مطابقة المواد والاجهزة المستلمة للمواصفات والتحقق من العدد المطلوب.

4. قبول واستلام الرجيع والمحافظة عليه لحين التصرف فيه طبقاً للقواعد المتبعة في المستودعات.

5. تطبيق القواعد والاجراءات المتبعة في المستودعات الحكومية على جميع العمليات.

6. إجراء الجرد السنوي في نهاية كل عام مالي بالإضافة إلى المطابقة القيدية للمستلزمات والمواد والاجهزة المتوفرة في مستودع العمادة.

7. العمل على إسقاط العهد طبقاً للإجراءات المستودعية الحكومية وإنهاء إجراءات إخلاء الطرف لمنسوبي العمادة.

8. عمل دراسات عن الأصناف الراكدة والمكدسة وإبداء التوصيات بشأنها طبقاً للإجراءات المتبعة في المستودعات الحكومية.

9. تنفيذ ما يوكل لها من أعمال لصالح العمل.

10. إعداد تقرير دوري بكافة الإنجازات.

الصلاحيات

1.   ينسق مع الجهات ذات العلاقة على المستوى الموازي.

2.   أي صلاحيات أخرى يفوض بها من قبل مدير الإدارة.

وحدة المتابعة

 وصف الوحدة المتابعة:

تختص شعبة المتابعة الداخلية بعمادة شؤون الطلاب بالعمل على متابعة المعاملات الصادرة أو الواردة وضمان استلامها ومتابعة المعاملات الخارجية حسب التوجيه من قبل أدارة العمادة.

 المهام:

1. استلام المعاملات الموجهة للوحدة من قيل الاتصالات الإدارية.

2. التواصل مع الجهات ذات العلاقة لمتابعة طلبات العمادة.

3. متابعة طلبات العمادة من الجهات الخدمية وانجازها. 

4. التواصل مع الجهات ذات العاقة لمتابعة طلبات العمادة بعد التنسيق مع الشعبة المعنية.