في بداية كل فصل دراسي يتم موافاة إدارة صندوق الطلاب باسم المشرف الذي ستصرف السلفة باسمه (والتأكد مـن تسديـد السلفة القديمـة التي عليه أو على الكلية أو النادي العام) وإرفاق الخطة موضحاً فيها اوجه الصرف والمبلغ المخصص لكل بند.  

- يتم الرفع بالأسماء مع المبالغ المعتمدة, ورقـم الحسـاب الدولي "الآيبان" .  

- عنـد الرفـع بطلـب سلفـة لإقامة برنامج أو فعالية يتم إرفاق ( استمارة نشاط ) مكتملة البيانات ومعتمـدة مع الخطاب.  

- ترفع الخطط نهاية العام الدراسي.

* ضوابط الصرف من السلفة:

1-يتم الصرف من ميزانية الأنشطة وفق ما هو معتمد.

2-لا يجوز الصرف بزيادة لأي نشاط إلا بموافقة سعادة الأستاذ الدكتور عميد شؤون الطلاب. بحيث لا تتعدى الميزانية المعتمدة.

3-لا يعتمد الصرف على أنشطة غير مدرجة بالنشاط.

4-لا تصرف أكثر من سلفة لنفس الشخص.

5-تصرف السلفة للغرض التي صرفت من أجله, ولا يجوز الصرف منها على أي غرض آخر.

6-لا يتم شراء أجهزة أو أثاث من السلفة لأنها غير مخصصة لذلك.

7-ضرورة تسوية السلفة بموجب فواتير, وإذا تبقى منها مبلغ يودع في حساب صندوق الطلاب في البنك.( حساب رقم 2680175638 سامبا ).

8- الفاتورة التي قيمتها عشرة آلاف ريال أو أكثر يجب إحضار ثلاثة عروض وعمل محضر ترسيه.

9- لا يجـوز صـرف أية مبالغ من السلفة كمكافآت للعاملين أو الطلبة أو غيرهم, وتتم مكافئتهم بكتاب موضحاً فيه أسمائهم والمبلغ والأعمال التي قاموا بتنفيذها وذلك بعد أخذ موافقة عميـد شؤون الطلاب أو وكيل العمادة وبعد ذلك يتم "إيداع قيمة المكافآت" بحساب الصنـدوق ببنـك سامبا ويتم صـرف المبالغ بشيكات من صندوق الطلاب على ألا يتجاوز مبلغ المكافأة الميزانية المحددة للنشاط.

10-يتم طباعة جميع أنواع المطبوعات من بنرات وبوسترات وغيرها عن طريق المطابع المعتمدة من قبل إدارة الصندوق. (يمكن الأطلاع على المطابع المعتمدة من خلال زيارة موقعنا الإلكتروني).